Dagelijks gebruik⚓︎
Documenten versturen⚓︎
Het versturen van documenten begint (behalve bij rekeningoverzichten) altijd in SnelStart.
Automatische verzender gebruiken⚓︎
Bij gebruik van de automatische verzender kunt u direct op de emailknop in SnelStart drukken. Het document wordt dan in de wachtrij gezet en binnen 30 seconden verstuurd. Hierbij blijft EmailPlus op de achtergrond draaien.
Wanneer zich een onverwachte fout voordoet krijgt u een foutmelding op uw scherm te zien en, indien mogelijk, wordt er een email gestuurd naar de afzender met het bericht dat de email niet verzonden kon worden via EmailPlus.
SnelStart: E-mail verzenden
Bij gebruik van de automatische verzender is het belangrijk dat u het onderwerp van het emailbericht niet aanpast in SnelStart. Past u dit wel aan dan wordt het document niet herkend en kan deze niet verzonden worden via EmailPlus.
Aan en CC mogen wel worden aangepast, dit wordt overgenomen tijdens verzending van de email. Ook extra bijlages worden overgenomen. Het is zelfs mogelijk het bericht aan te passen. Zie daarvoor: Aangepaste email overnemen bij gebruik van Automatische verzender .
Orders, Facturen en Herinneringen/Aanmaningen⚓︎
Maak het betreffende document gereed in SnelStart. Klik op het soort document dat u wilt versturen. Klik op Vul de lijst om te verzenden items op te halen. Indien u bepaalde items nogmaals wilt versturen kunt u het vinkje Toon reeds verzonden items aanvinken.
Maak vervolgens de selectie van items die u wilt versturen en klik op Volgende. Het programma toont nu de te versturen emails. Eventueel kunt u nog wijzingen aanbrengen aan de emails. Per email kunt u bijlagen toevoegen. Hier kunt u tevens aangeven of pdfdocumenten moeten worden samengevoegd (alleen beschikbaar in EmailPlus Enterprise).
Druk op Versturen om de emails te versturen.
Betaallink
De betaallink wordt pas gemaakt op het moment dat de email verzonden wordt. Tijdens het bewerken staat op de plek van de betaallink/-knop/QR-code nog het betreffende veld: {{Betaallink}}/{Betaalknop}/{{BetaallinkQR}}.
Rekeningoverzichten⚓︎
Klik op de knop Rekeningoverzichten wanneer u rekeningoverzichten wilt sturen. Dit is een overzicht van openstaande posten waarbij eventueel gefilterd kan worden op wel/niet vervallen posten. Het sturen van rekeningoverzichten heeft geen invloed op het versturen van herinneringen/aanmaningen.
Rekeningoverzichten: afwijkend bedrag⚓︎
Tijdens het versturen van rekeningoverzichten via EmailPlus kunt u het bedrag dat betaald moet worden aanpassen. Zo kunt u bijvoorbeeld deelbetalingen faciliteren. Dubbelklik na het vullen van de lijst op de regel waarvan u het bedrag wilt aanpassen en voer het nieuwe bedrag in. Dit mag hoger én lager zijn. Het is voor de ontvanger van de betaallink nooit mogelijk het bedrag aan te passen.
Stornoberichten⚓︎
U kunt EmailPlus ook gebruiken wanneer u facturen incasseert bij uw klanten. In eerste instantie krijgt de klant een emailbericht waarin de incassoaankondiging staat. Wanneer een incasso onverhoopt mislukt kan via EmailPlus alsnog een email mét betaallink worden verzonden. Desgewenst kunt u instellen dat er extra kosten in rekening worden gebracht, dit wordt dan automatisch opgeteld bij het openstaande bedrag. Stel dit in via de Rente en kosten instellingen bij de emailtekst Stornobericht.
Betalingen afboeken⚓︎
Betalingen kunnen automatisch verwerkt worden in de boekhouding door op de knop Betaalde facturen afboeken. Vooruitbetalingen op orders blijven staat totdat de factuur gemaakt is in SnelStart. Hier krijgt u ook melding van in het overzicht dat u krijgt nadat betalingen zijn ingelezen.
Dit proces kan ook automatisch op de achtergrond draaien. Zie: Automatisch facturen afboeken
Afhandeling betalingen
Afhandeling betalingen⚓︎
Betalingen worden automatisch in de boekhouding verwerkt. Betaalde orders, facturen en herinneringen/aanmaningen worden afgeboekt via tussenrekeningen.
Per betaling maakt de koppeling deze boeking:
| Factuurnummer | Omschrijving | Grootboek | Debet | Credit |
|---|---|---|---|---|
| 430087 | Omschrijving | Tussenrekening Mollie | 230,43 | 0,00 |
| 430087 | Omschrijving | Dagboek debiteuren | 0,00 | 230,43 |
De boekingen kan bestaand uit meerdere facturen en bij herinneringen/aanmaningen kunnen regels worden toegevoegd voor eventuele in rekening gebrachte rente/kosten.
De uitbetaling in uw bankdagboek verwerkt u als volgt:
| Factuurnummer | Omschrijving | Grootboek | Debet | Credit |
|---|---|---|---|---|
| Uitbetaling Mollie | Tussenrekening Mollie | 0,00 | 229,86 |
De kostenfactuur van uw betaalprovider verwerkt u in het inkoopdagboek en kunt u daarna via een memoriaalboeking betalen via de tussenrekening:
| Factuurnummer | Omschrijving | Grootboek | Debet | Credit |
|---|---|---|---|---|
| 982363456 | Factuur Mollie | Tussenrekening Mollie | 0,00 | 0,57 |
| 982363456 | Factuur Mollie | Dagboek crediteuren | 0,57 | 0,00 |
Na verwerking van de kostenfactuur is het saldo van de tussenrekening weer € 0,00.
Herinneringen voor offertes⚓︎
Nog te publiceren
Missende orders, facturen en/of betalingen?⚓︎
Er kunnen Filters zijn ingesteld die voorkomen dat bepaalde documenten verwerkt kunnen worden via EmailPlus. Dubbelcheck altijd of ingestelde filters niet te beperkend zijn.