Gebruik⚓︎
Importeren⚓︎
Klik op Klanten importeren, Leveranciers importeren, Journaalposten importeren of Artikelen importeren. Kies een profiel uit de lijst of klik op <nieuw profiel> om een nieuw profiel te maken of klik op <profiel laden...> om een elders opgeslagen profiel te laden.
Selecteer het te importeren bestand. Bij bestaande profielen leidt het programma u direct naar de laatste pagina van de importwizard. Hier klikt u op Start importeren om de gegevens te verwerken.
Het programma toont voordat gegevens definitief verwerkt worden in SnelStart nog een samenvatting van de geïmporteerde gegevens. Hier kunt u aangeven of u de gegevens daadwerkelijk wilt wegschrijven in SnelStart.
Hierna klikt u Voltooien om de importwizard weer te sluiten.
Wanneer er fouten zijn opgetreden tijdens de verwerking van de gegevens opent automatisch het logboek. Hierin kunt u nagaan wat de fouten zijn. Bijvoorbeeld een klant die niet bestaat of een onbekende grootboekrekening.
Selecteer profiel⚓︎
Met een profiel kunt u een importbestand omzetten naar de gegevens die u wilt importeren. Met formules kunnen bijvoorbeeld velden aangepast, verrijkt en/of samengevoegd worden. Het programma kan Excel-bestanden en velerlei (gestructureerde) tekstbestanden verwerken.
Kies bestand⚓︎
Excel⚓︎
Bij Excelbestanden is het noodzakelijk te selecteren van welk werkblad de gegevens geïmpoteerd moeten worden. Tijdens het importeren van journaalposten is het tevens mogelijk om te kiezen vanaf welke regel geïmporteerd moet worden.
Journaalposten: meerder bestanden tegelijkertijd importeren
Bij journaalpostimport is het mogelijk meerdere bestanden tegelijkertijd te importeren. Bestanden moeten dezelfde opbouw hebben. Bij Excelbestanden is het mogelijk te kiezen tussen één werkblad of alle werkbladen (uit alle bestanden). Wanneer gekozen wordt voor alle werkbladen, zonder checks wordt niet gecheckt of alle kolommen wel aanwezig zijn op alle werkbladen.
Tekstbestanden⚓︎
Geef bij tekstbestanden aan via Velddefinitie... hoe het bestand omgezet kan worden in een tabel. Kies of het bestand scheidingstekens bevat (CSV-betanden) of vaste veldlengtes hanteert. Daarnaast kan gekozen worden welke landinstellingen moeten worden toegepast om bijvoorbeeld decimale getallen te kunnen omzetten.
Kies het scheidingsteken uit de lijst of kies Anders -> en voer een afwijkend scheidingsteken in. Geef aan of veldnamen op de eerste regel staan en klik eventueel op Veldnamen uitlezen.
Geef bij elk veld aan wat de naam is, veldtype en, bij datums, het formaat. Kies als veldttype Overslaan om het veld niet te importeren.
Bij bestanden met vaste veldlengtes definieert u per veld de lengte. Geef aan of veldnamen op de eerste regel staan en klik eventueel op Veldnamen uitlezen.
Geef bij elk veld aan wat de naam is, veldtype en, bij datums, het formaat. Kies als veldttype Overslaan om het veld niet te importeren.
Gebruik te knop Testen om te bepalen of het bestand omgezet kan worden naar een tabel en Voorbeeld om een voorbeeld van de gegevens te tonen. Check in het voorbeeld of getallen en datums goed worden omgezet. Pas eventueel de landinstellingen aan wanneer getallen niet goed worden weergegeven.
Journaalposten: relaties importeren⚓︎
Journaalposten: relaties importeren
Tijdens het importeren van journaalposten is het mogelijk relaties direct toe te voegen en te bewerken. Vink daarvoor de betreffende velden aan. De relatiegegevens moeten wel in hetzelfde bestand staan.
Veldkiezer⚓︎
De veldkiezer toont alle velden die geïmporteerd kunnen worden. Deze velden kunt u eenvoudig koppelen aan kolommen uit het importbestand. Daarnaast kunt u gebruik maken van formules om geavanceerde bewerkingen uit te voeren. De werking van formules valt buiten de scope van deze handleiding. Neem contact met ons op voor ondersteuning.
Alleen velden die zijn aangevinkt worden geïmporteerd.
Filter⚓︎
Het is mogelijk om een filter in te stellen om te beperken welke gegevens verwerkt worden. De filter is een SQL-query.
Dagboek⚓︎
Het debiteurendagboek kan eenvoudig geselecteerd worden met de formule Debiteuren. De formule Crediteuren is beschikbaar voor het crediteurendagboek.
Journaalposten: Relatie Zoeksleutel⚓︎
Journaalposten: relaties importeren
De zoeksleutel is een waarde die opgeslagen wordt in het creditcardveld. Dit kan bijvoorbeeld de relatiecode zijn uit een extern pakket.
Btw⚓︎
Btw kan automatisch op de juiste grootboekrekeningen worden geboekt. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de functie kosten/omzet-grootboekrekening. Gebruik de velden Btw debet en Btw credit om hier gebruik van te maken. U kunt u zelf kiezen op welke grootboekrekening btw geboekt moet worden, vul hiervoor zelf een Grootboek in en gebruik dan de reguliere velden voor Debet en Credit.
Grootboekset toevoegen⚓︎
Bij journaalposten is het mogelijk om één regel uit het importbestand om te zetten in meerdere boekingsregels. Gebruik dit bijvoorbeeld als er verschillende omzetkolommen zijn die allen op losse grootboekrekeningen geïmporteerd moeten worden.
Importopties⚓︎
Elk profiel kan worden opgeslagen. Geef een profielnaam op en klik op Opslaan. Profielen met dezelde naam worden overschreven.
Relaties⚓︎
Kies welke actie moet worden uitgevoerd:
- Toevoegen en verversen
- Alleen toevoegen
- Alleen verversen
Relatiecodes kunnen automatisch bepaald worden wanneer de relatiecode leeg of 0 is. Vink daarvoor de betreffende optie aan.
Artikelen⚓︎
Kies welke actie moet worden uitgevoerd:
- Toevoegen en verversen
- Alleen toevoegen
- Alleen verversen
Artikelcodes kunnen automatisch bepaald worden wanneer de artikelcode leeg of 0 is. Vink daarvoor de betreffende optie aan. Dit werkt alleen bij numerieke artikelcodes.
Journaalposten⚓︎
Geef aan of het boekstuk (binnen een dagboek) uniek moet zijn. Wanneer het boekstuk reeds voorkomt wordt het document niet geïmporteerd.
Geef daarnaast aan of regels met dezelfde omschrijvingen per grootboekrekening moeten worden samengevoegd.
Een boeking moet in SnelStart altijd in balans zijn. Wanneer dit niet het geval is kan de boeking niet worden opgeslagen. Geef aan hoe met verschillen omgegaan moet worden:
- Niet automatisch boeken: geeft foutmeldingen wanneer de boeking niet in balans is.
- Naar dagboek: boek het verschil naar het dagboek, gebruik dit bijvoorbeeld bij een kasstaat waarbij het verschil van alle regels in of uit de kas gaat.
- Naar grootboek: geef een grootboekrekening op voor verschillen, bijvoorbeeld afrondingsverschillen.
Gegevens importeren⚓︎
Klik op Start importeren om de gegevens te verwerken.
Het programma toont voordat gegevens definitief verwerkt worden in SnelStart nog een samenvatting van de geïmporteerde gegevens. Hier kunt u aangeven of u de gegevens daadwerkelijk wilt wegschrijven in SnelStart.
Tijdens het importeren van relaties en artikelen kunt u aangeven dat gegevens direct verwerkt moeten worden. Gegevens worden dan direct in SnelStart opgeslagen en daarmee is de actie ook niet meer terug te draaien.
Hierna klikt u Voltooien om de importwizard weer te sluiten.
Wanneer er fouten zijn opgetreden tijdens de verwerking van de gegevens opent automatisch het logboek. Hierin kunt u nagaan wat de fouten zijn. Bijvoorbeeld een klant die niet bestaat of een onbekende grootboekrekening.